Перечень сведений коммерческой тайны

Часть 1 статьи 10 закона 98-ФЗ называет определение перечня охраняемой информации первой и обязательной мерой режима коммерческой тайны. Именно перечень определяет границы: какие сведения нельзя разглашать, к каким документам и базам ограничивается доступ, за разглашение каких данных наступает ответственность.

Перечень оформляется отдельно от положения о коммерческой тайне — как приложение к нему, — потому что состав секретных сведений меняется чаще, чем сам порядок работы с тайной. Изменить перечень проще, чем переутверждать весь регламент.

Без перечня остальные меры режима теряют смысл: нельзя ограничить доступ к тому, что нигде не названо, нельзя вести учёт лиц, допущенных к неопределённому кругу сведений, и нельзя нанести гриф конфиденциальности на носитель, не понимая, какая именно информация на нём охраняется.

Состав перечня всегда индивидуален и зависит от специфики бизнеса. Типичные категории для среднего и малого бизнеса, включая образовательные проекты:

• клиентская база — контакты, история обращений, условия сотрудничества с конкретными клиентами;
• условия договоров с поставщиками и подрядчиками, включая цены и скидки;
• методики, программы обучения, авторские разработки, не защищённые патентом;
• финансовые показатели компании до их официальной публикации;
• маркетинговые планы, стратегии выхода на новые рынки;
• сведения о готовящихся сделках, слияниях, инвестициях.

Каждый пункт перечня стоит формулировать конкретно, а не общей фразой вроде «вся информация о деятельности компании» — расплывчатая формулировка не выдержит проверки в суде.

Статья 5 закона 98-ФЗ содержит закрытый перечень сведений, режим коммерческой тайны на которые не распространяется.

Нельзя относить к коммерческой тайне:

• сведения, содержащиеся в учредительных документах и ЕГРЮЛ;
• сведения, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью, - лицензии, разрешения;
• состав имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, использование ими бюджетных средств;
• сведения о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, влияющих на безопасность граждан;
• сведения о численности, составе работников, системе оплаты труда, условиях труда, наличии свободных рабочих мест;
• сведения о задолженности работодателей по выплате заработной платы и социальным выплатам;
• сведения о нарушениях законодательства и о фактах привлечения к ответственности;
• сведения об участии должностных лиц организации в коммерческих структурах;
• сведения, обязательность раскрытия которых установлена федеральными законами.

Включение любого из этих пунктов в перечень не создаёт правовой защиты - суд просто не признает такой режим установленным в этой части.

Практический ориентир — конкретность и проверяемость. Пункт перечня должен позволять однозначно ответить на вопрос, относится ли конкретный документ или файл к охраняемым сведениям. Формулировки вида «клиентская база отдела продаж, включая контакты, историю платежей и индивидуальные условия по договорам» работают в суде лучше, чем «информация о клиентах».

Полезно группировать пункты по источнику информации — базы данных, договоры, внутренние регламенты, — это упрощает и ведение учёта доступа, и нанесение грифа на конкретные носители. Отдельно стоит зафиксировать дату включения каждого пункта в перечень: это важно, если спор касается сведений, которые стали секретными не с момента утверждения документа, а позже.

Перечень утверждается приказом руководителя как приложение к положению о коммерческой тайне и доводится до сведения работников, которым предоставляется доступ к соответствующим сведениям, под подпись. Пересматривать перечень стоит не реже одного раза в год либо при существенных изменениях в бизнесе - запуске нового продукта, смене поставщиков, выходе на новый рынок.

Каждое изменение перечня оформляется отдельным приказом с указанием даты вступления в силу. Это важно для доказывания: если разглашение произошло до того, как сведения были официально включены в перечень, привлечь нарушителя к ответственности за разглашение коммерческой тайны не получится.

На практике удобно вести перечень в виде таблицы:

Такой формат упрощает и ежегодный пересмотр, и подготовку доказательств в случае спора - видно, какая версия перечня действовала в конкретный момент.